Explicación del tema 4
CS09001 Computación
Tema 4. Plantillas y macros

Plantillas

Las plantillas permiten conservar estilos y formatos comunes entre los documentos del procesador de texto Word 2007 de Microsoft Corporation, en este caso y como ejemplo, pensaremos en que un usuario, es dueño de un local comercial y necesita hacer pagos semanales a sus trabajadores (tiene 3 personas contratadas), para lo cual tendrá que generar una plantilla.

El primer paso es abrir Word 2007 y por definición se presenta el grupo “Inicio”:

Al crear la plantilla que se desea, para continuar con nuestro supuesto, se presentaría el siguiente formato:

Inmediatamente después, guardar este documento como plantilla, usando la opción “Plantilla de Word” y asignarle un nombre:

Una vez creada la plantilla, es posible utilizarla en cualquier momento dentro de un documento de Word 2007, para acceder a una plantilla existente, sólo es necesario utilizar la opción “Nuevo” que se presenta al pulsar la imagen ubicada en el extremo superior izquierdo de la aplicación Word 2007: 

Al pulsar esta imagen y seleccionar “Nuevo” se presenta un listado conteniendo las diferentes plantillas pre-diseñadas por Word 2007, pero también es posible seleccionar una plantilla que se ha creado previamente:

Para continuar con el ejemplo, si deseamos utilizar la plantilla que ya fue creada, entonces seleccionamos la opción “Nuevo a partir de existente…” del menú plantillas que se presentó en la imagen anterior y buscamos la plantilla en la ubicación lógica donde la guardamos cuando fue creada. Ya activada la plantilla, solamente es necesario introducir los datos, para efectos del ejemplo, esta plantilla podría quedar como sigue:

La información que se presenta no es real y debe ser utilizada sólo con fines didácticos.

Macros

Las macros en Word 2007, permiten automatizar tareas de repetición, estas tareas son las que se realizan con mayor frecuencia y si se consideran dentro de una macro, estaremos ahorrando en tiempo de aplicación.

De manera sencilla, una macro es una secuencia de instrucciones que se agrupan en un solo comando para ejecutarse de manera dinámica.

Para crear una macro es necesario, dentro de Word 2007, ubicarse en el grupo “Vista” y seleccionar la opción “Macros”:

La opción “Ver macros” permite visualizar la lista de macros para crear, ejecutar o eliminar una macro, la opción “Grabar macro”, inicia o detiene la grabación de una macro.

Ahora, vamos a suponer que se requiere incluir en diferentes puntos de un documento, una tabla de 3 columnas por 3 filas con tipo de letra Arial de 12 puntos con letra de color azul oscuro, y que contenga datos ya definidos; entonces tendremos que seleccionar la opción “Macros” del grupo “Vista” y pulsar en la opción “Grabar macro…”, de inmediato se presenta:

Se captura el nombre de la macro, cuidando de no asignar uno que ya existe; en la opción “Asignar macro” se indica si la macro se ejecutará utilizando un botón colocado en la barra de herramientas de inicio rápido (ubicada en la parte superior izquierda),

o utilizando una combinación de teclas. Es recomendable que se guarde la macro en la plantilla Normal.dotm (que aparece por definición) que es la que utiliza Word 2007 para todos los textos; si se desea, se puede agregar una ligera descripción de la macro que se está creando.

Para el caso de que haber seleccionado la opción de ejecutar la macro desde un botón, al oprimir esta opción se presentará un cuadro de diálogo en el que podrá agregarse un botón a la barra de herramientas de inicio rápido, que se mencionó anteriormente.


En este momento, se selecciona la macro que estamos creando (Normal.NewMacros.Macro1) y pulsamos el botón “Agregar”, para que pueda aparecer en la barra de herramientas de acceso rápido;  si se desea cambiar el ícono para el botón, entonces oprimimos el botón “Modificar” que se presenta en la parte inferior derecha del cuadro de diálogo que está activo,

A partir de este momento, ya es posible iniciar con la macro (serie de instrucciones) que se ejecutará por medio de un botón que “aparecerá” en la barra de herramientas de acceso rápido.

Continuando con el ejemplo que venimos manejando para este tema (incluir en cualquier momento una tabla de 3 columnas por 3 filas con tipo de letra Arial de 12 puntos con letra de color azul oscuro, y que contenga datos ya definidos), se procede a generar la tabla requerida, ya que Word está grabando las instrucciones, lo cual es posible visualizar con el puntero del mouse que presenta un “cassette”.

Para detener la grabación ir al grupo “Vista” y pulsa la opción “Macros”, en dónde debes seleccionar “Detener grabación”.

Ya está creada nuestra macro y puede ser utilizada en cualquier momento presionando el botón que se generó.

Podrás obtener como resultado, en este caso, la tabla con las características que fueron solicitadas para nuestro ejemplo propuesto:

 

También es posible borrar las macros que han sido creadas por medio de la opción “Ver macros”, pulsando el botón “Eliminar”:

Es importante señalar, que las macros creadas, podrán ser utilizadas en cualquier momento por Word 2007, lo cual quiere decir, que se utilizarán en cualquier documento del procesador de texto.

D.R. © Universidad TecMilenio.

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