Explicación del tema 4
Contabilidad
Tema 4. Empresas de servicios y comerciales

Las empresas de servicio y comerciales tienen diferencias que se reflejan en la forma de llevar los registros contables y afectan sobre todo al estado de resultados y al balance general; las principales diferencias son:

  1. Ingresos. Mientras que en las empresas de servicio se utiliza cada vez que se brinda un servicio a un cliente, en las empresas comerciales se utiliza la cuenta de ventas, pero adicionalmente se maneja el registro para las cuentas relacionadas como los descuentos, bonificaciones y devoluciones sobre las ventas. A las ventas se le restan estos registros y se obtienen las ventas netas.
  1. Costo de ventas. Para las empresas de servicio no existe esta cuent, porque no hay un costo específico identificado, pero en las empresas comerciales sí se utiliza.
  2. Compras. Para las empresas de servicio no existe esta cuenta porque no se compran mercancías; sin embargo, en las empresas comerciales sí se utiliza, pero se incluyen las cuentas relacionadas como fletes, descuentos, devoluciones y bonificaciones;  mediante la suma de éstas, se obtienen las compras netas.
  1. Gastos. En ambos casos existen pero la diferencia radica en la forma de presentar el estado de resultados, para las empresas de servicios todos los gastos se presentan inmediatamente después de la cuenta de ingresos, pero en las empresas comerciales es necesario primero determinar la utilidad bruta y a su vez clasificar los gastos en tres categorías: gastos de venta, de administración y financieros.
  1. Inventario. En las empresas de servicio esta cuenta no existe, pero en las empresas comerciales se utiliza para registrar la mercancía que se encuentra disponible para venderse.

El ciclo contable de las empresas de servicio consiste en:

  1. Registro de las transacciones en el diario general (utilizando el catálogo de cuentas).
  2. Registro de las transacciones en el mayor general.
  3. Elaboración de la balanza de comprobación.
  4. Registro de los asientos de ajuste en el diario general.
  5. Registro de los asientos de ajuste en el mayor general.
  6. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada.
  7. Elaboración de los estados financieros.
  8. Registro de los asientos de cierre en el diario general.
  9. Registro de los asientos de cierre en el mayor general.
  10. Elaboración de la balanza de comprobación al cierre.
  11. Inicio del nuevo ciclo contable (se repite del paso 1 en adelante).

El ciclo contable de las empresas comerciales consiste en:

  1. Registro de las transacciones en el diario general (utilizando el catálogo de cuentas y conforme al sistema de inventarios elegido por la administración).
  2. Registro de las transacciones en el mayor general (conforme al sistema de inventarios elegido por la administración).
  3. Elaboración de la balanza de comprobación.
  4. Registro de los asientos de ajuste en el diario general.
  5. Registro de los asientos de ajuste en el mayor general.
  6. Elaboración de la balanza de comprobación ajustada.
  7. Elaboración de los estados financieros (conforme al sistema de inventarios elegido por la administración).
  8. Registro de los asientos de cierre en el diario general (incluye las cuentas de compras, ventas e inventario).
  9. Registro de los asientos de cierre en el mayor general (incluye las cuentas de compras, ventas e inventario).
  10. Elaboración de la balanza de comprobación al cierre.
  11. Inicio del nuevo ciclo contable (se repite del paso 1 en adelante).

Como puedes apreciar, ambos ciclos contables son básicamente iguales, sólo se diferencian por el manejo de las cuentas que se explicaron al inicio de este tema.

La cuenta de inventario de mercancías muestra el valor de las mercancías al final del periodo contable que está disponible para venta, forma parte del activo circulante en el balance general y es importante aclarar que el inventario final de un periodo, es el inventario inicial del periodo siguiente.

Pero ¿Cómo se determina el valor del inventario?, existen dos métodos:

  1. Sistema de registro perpetuo. Se mantiene un saldo constantemente actualizado del valor del inventario en la cuenta de inventario de mercancías, cada vez que se compra mercancía aumenta esta cuenta, cuando se vende disminuye y se registra el costo de la mercancía vendida. No se utilizan las cuentas de compras ni sus cuentas relacionadas. Cualquier operación que represente cargos o abonos a las cuentas de compras, se registra directamente en la cuenta de inventario de mercancías.
  1. Sistema de registro periódico. Este sistema no mantiene en la cuenta de inventario de mercancías un saldo actualizado del valor del inventario, por lo que es necesario realizar un inventario físico para determinar la existencia de mercancías. El costo de la mercancía se determina hasta el final del periodo contable. Se utilizan las cuentas de compras y sus cuentas relacionadas, como son fletes, devoluciones y descuentos por pronto pago, bonificaciones y descuentos sobre compras.

En el estado de resultados de una empresa comercial se debe presentar una sección especial para determinar el costo de la mercancía vendida, también se utilizan las cuentas de compras y las referentes a ellas, así como el inventario inicial y final del periodo. Para el sistema perpetuo no es necesario que se realice dicho cálculo, el cual consiste en:

En el estado de resultados, a las ventas netas se les descuenta este costo de ventas para obtener la utilidad bruta, posteriormente se restan los otros gastos y se obtiene la utilidad neta.

El manejo de la cuenta de compras en las empresas comerciales es exclusivamente para las mercancías que son adquiridas con el fin de ser vendidas como una operación normal del negocio. En el sistema periódico, el costo de la mercancía que se compra se registra en la cuenta de “compras”, para el sistema perpetuo no se utiliza esta cuenta, todo se registra en la cuenta “inventario de mercancías”.

La cuenta de “devoluciones y bonificaciones sobre compras” se utiliza para registrar lo que se regresa de mercancías a los proveedores o las bonificaciones que nos realizan, por ejemplo por inventario dañado; en el estado de resultados aparece disminuyendo el costo de ventas. Cuando es necesario hacer un registro de este tipo, en el sistema periódico se carga a la cuenta “proveedores” y se abona a dicha cuenta, pero en el sistema perpetuo se carga a “proveedores” y se abona a la cuenta de “inventario de mercancías”. Puede existir el caso de que el proveedor nos otorgue un descuento por pronto pago, si se obtiene este beneficio se debe registrar en la cuenta “descuento sobre compras” y aplica sólo en el sistema periódico; en el sistema perpetuo se carga a “proveedores” y se abona a la cuenta de “inventario de mercancías”.

Existen sin embargo algunos gastos adicionales que deben considerarse como parte del costo de ventas, el cual representa el costo del producto que se está comprando, estos son los fletes, los seguros pagados para proteger nuestro inventario, ya sea en tránsito o en nuestros almacenes, y los pagos realizados por conceptos de impuestos de importación, ya sea por la tasa impositiva del país de origen o por el trámite aduanero que se paga al agente aduanal que nos cobra por dicho servicio, es incorrecto registrar éstos en cuentas diferentes a las de compras y sus cuentas relacionadas.

En la negociación de compra se especifica quién paga el flete y las condiciones más importantes al respecto se clasifican como sigue:

  • Libre a bordo (LAB) punto de embarque: quien compra paga todos los costos de envío. Si eres el comprador, en el sistema periódico cargas todos estos costos a la cuenta de “fletes sobre compras”, pero en el sistema perpetuo todo se carga a la cuenta “inventario de mercancías”.
  • Libre a bordo (LAB) punto destino: quien vende paga todos los costos de envío, el vendedor lo refleja como un gasto de venta.

El manejo de la cuenta de ventas es exclusivo para los ingresos recibidos por las operaciones normales del negocio, que es la venta de los bienes que comercian. En un sistema de inventario periódico, se hace el cargo ya sea a la cuenta de “bancos” cuando es venta de contado, o la cuenta de “clientes” cuando la venta es a crédito y el abono se realiza a la cuenta de “ventas”. Para el sistema de inventarios perpetuo se tienen que realizar dos asientos, el primero es un cargo, ya sea a la cuenta de “bancos” cuando es venta de contado o la cuenta de “clientes” cuando al venta es a crédito y el abono se realiza a la cuenta de “ventas”; el segundo es un cargo a la cuenta “costo de ventas” y un abono a la cuenta “inventario de mercancías”.

La cuenta “devoluciones y bonificaciones sobre ventas” se utiliza para registrar la mercancía que nos regresan los clientes o las bonificaciones que se les hacen a ellos, por ejemplo por inventario dañado. En ambos sistemas de inventario se realiza un cargo a la cuenta “devoluciones y bonificaciones sobre ventas” y un abono a la cuenta de “bancos” o “clientes” y sólo para el sistema de inventario perpetuo se realiza un segundo asiento con un cargo a “inventario de mercancías” y un abono a la cuenta “costo de ventas”.

La cuenta “descuentos sobre ventas” se presenta en el estado de resultados y disminuye a la cuenta de ventas.

Ejemplo

La empresa La Esquinita, S.A. hizo las transacciones siguientes en el mes de octubre de 20__, su giro es abarrotes:

  1. El 4 de octubre se compró mercancía a crédito por $241,000; con condiciones de pago de 2/10, n30 (2% de descuento por pago en 10 días, pago neto en 30 días).
  2. El 8 de octubre se pagó con cheque la mercancía comprada el día 4 del mes, aprovechando el descuento por pronto pago.
  3. El 14 de octubre se realizó una devolución de mercancías en mal estado por $61,600. El proveedor reembolsará el importe al negocio y se cargará a la cuenta de proveedores.
  4. El 19 de octubre se compró mercancía a crédito por $40,600 con un plazo de 30 días de pago.
  5. El 21 de octubre se recibió un cheque del proveedor por la devolución que se realizó el día 14 del mes.
  6. El 24 de octubre se compró mercancía por $150,200 a crédito, LAB punto destino y condiciones de pago de 2/10, n/30 (2% de descuento por pago en 10 días, pago neto en 30 días).
  7. El 27 de octubre se devolvió mercancía por $24,800 debido a que estaba dañada, recibiendo una nota de crédito por el monto de la devolución. La devolución corresponde a la compra del 24 del mes.
  8. El 29 de octubre se pagó con cheque el saldo pendiente de la compra realizada el día 24 del mes, aprovechando el descuento por pronto pago.
En el diario siguiente puedes apreciar los asientos correspondientes a las transacciones anteriores, bajo el sistema de registro de inventarios periódico.

La empresa Ropa Pequeña, S.A., hizo las transacciones siguientes en el mes de septiembre de 20__, su giro es la compra y venta de ropa al mayoreo.

  1. El 1 de septiembre vendió 6,000 camisas a crédito por $150,000 LAB punto de embarque. El costo de lo vendido es de $90,000.
  2. El 5 de septiembre vendió 4,000 shorts a crédito por $100,000 LAB punto destino. El costo de lo vendido es de $70,000.
  3. El 7 de septiembre pagó de contado, con cheque, los gastos de flete por $5,000 con motivo de la entrega de mercancías.
  4. El 13 de septiembre recibió una devolución de mercancía defectuosa por $20,000, de la mercancía vendida el día 5 del mismo mes. El costo de esta mercancía es de $14,000.
  5. El 15 de septiembre recibió el pago en efectivo de la venta realizada el 5 de dicho mes y lo depositó en la cuenta de cheques de la empresa.
  6. El 18 de septiembre vendió 3,000 pantalones a crédito por $240,000 LAB punto de embarque y condiciones de pago 2/10, n/30 (2% de descuento por pago en 10 días, pago neto en 30 días). El costo de lo vendido es de $144,000.
  7. El 19 de septiembre pagó $10,000 de flete por la mercancía vendida el día anterior, cantidad que será facturada a cargo del cliente para proceder a su cobro posterior.
  8. El 28 de septiembre recibió el pago de la venta realizada el 18 del mismo mes. El cliente aprovechó el descuento por pronto pago.

En el diario siguiente puedes apreciar los asientos correspondientes a las transacciones anteriores, bajo el sistema de registro de inventarios perpetuo.

Glosario

Cuentas relacionadas: son aquellas que complementan las compras o ventas para poder determinar las compras netas o ventas netas, por ejemplo devoluciones, descuentos, etc.
D.R. © Universidad TecMilenio.

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