Explicación del tema 5
AD09002 Contabilidad
Tema 5. Capital de trabajo

Los estados financieros entregan información de interés referente a los activos, pasivos, capital, ingresos y gastos, cambios en el patrimonio y flujo de efectivo. Uno de esos estados financieros es el estado de posición financiera o balance general, el cual contiene una sección de activos circulantes, donde se encuentra el capital de trabajo que es la inversión que una empresa realiza en sus activos a corto plazo y está formado por las partidas que pertenecen a esa sección en el estado de situación financiera. Para ordenar esta sección se toma en cuenta la facilidad que tenga la cuenta de convertirse en efectivo, por lo que queda de la siguiente forma, que es enunciativa y no limitativa:

Las primeras cuentas que aparecen son efectivo y bancos, las cuales se clasifican en:

  • Caja chica. Es una cantidad de dinero en efectivo propiedad del negocio que se encuentra bajo resguardo de un empleado, el cual firmó una carta responsiva por el mismo. Sirve para hacer frente a los gastos de la operación diaria del negocio de montos pequeños.

Su registro contable se hace con un cargo a Efectivo (Caja Chica) y un abono a Bancos, si se presenta un aumento de la cantidad de este fondo, se realiza un asiento similar, mientras que si se decide disminuirlo, entonces se hace un asiento a la inversa, cargo a Bancos y abono a Efectivo (Caja Chica). Cuando se realizan los reembolsos de caja chica, se carga a la cuenta del gasto correspondiente (por ejemplo Papelería) y se hace un abono a Bancos.

  • Bancos. El dinero en Bancos que se encuentra disponible para cubrir pagos en cualquier momento, generalmente está depositado en una cuenta de cheques, se le denomina cuenta normal o tradicional porque la disponibilidad existe y generan un interés muy bajo, de acuerdo al contrato con el banco. Un control importante que debe llevarse para la cuenta Bancos es la conciliación bancaria que se realiza cada mes, comparando el saldo contable contra el saldo del estado de cuenta del banco, para determinar las diferencias y aclararlas o registrarlas según sea el caso; las principales diferencias que se pueden detectar son: 
  1. Cuando el saldo del banco no concuerda con el saldo contable de la compañía:
    1. Depósitos en tránsito. Son los depósitos que se hicieron posteriores a la fecha de corte del estado de cuenta o que aún no son aplicados por el banco por estar dentro del plazo (por ejemplo, el depósito de cheques de otros bancos).
    2. Cheques pendientes de cobro. Son los cheques que giró la empresa que no se han cobrado por parte del beneficiario.
    3. Errores del banco. Por ejemplo, por cargar o abonar una cuenta con un cheque de otra compañía.
  2. Cuando el saldo contable de la compañía no coincide con el saldo del banco:
    1. Cargos por servicios bancarios. Cuando el banco carga comisiones y no se han registrado contablemente.
    2. Depósito de cheques sin fondos. Cuando se depositaron cheques que no tenían fondos y fueron devueltos por el banco.
    3. Cobro de documentos. Honorarios por el servicio de cobro de documentos de la empresa.
    4. Pago de documentos. Por cargo de servicios o documentos que la empresa autorizó al banco a efectuar a la fecha de vencimiento y éste no ha sido registrado contablemente.
    5. Errores en los libros. Por errores en los registros contables de la compañía.

Hay tres formas de realizar la conciliación bancaria:

  1. Partiendo del saldo de los registros contables del negocio hasta llegar al saldo del estado de cuenta del banco.
  2. Partiendo del saldo del estado de cuenta del banco hasta llegar al saldo de los registros contables del negocio.
  3. Por conciliación cuadrada. Partiendo de ambos saldos para llegar a un saldo conciliado.

La siguiente cuenta que aparece son las inversiones temporales, las cuales son valores negociables o cualquier otro instrumento de inversión que es convertible en efectivo en el corto plazo, pueden ser por ejemplo:

  1. Sociedades de inversión. Valores (acciones) que emitieron las sociedades anónimas.
  2. Instrumentos gubernamentales. Instrumentos de inversión emitidos por el gobierno, por ejemplo los CeTes (Certificados de la Tesorería).

En ambos casos el registro contable, es un cargo a la cuenta Inversiones Temporales y un abono a la cuenta Bancos, cuando se adquieren. Cuando se venden los instrumentos gubernamentales y existe ganancia, se hace un cargo a la cuenta Bancos, con un abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión) e Ingreso por Intereses (por la ganancia obtenida), pero si existe pérdida se hace un cargo a la cuenta Bancos (por el importe recibido) e Inversiones Temporales (por la pérdida), con abono a Inversiones Temporales (por el monto inicial de la inversión).

Para cada inversión temporal se debe mostrar:

  • El costo de adquisición.
  • La fecha de adquisición.
  • El número de acciones, obligaciones, certificados o valores poseídos.
  • El costo por unidad.
  • Información necesaria para determinar la ganancia o pérdida al vender cada inversión.

Enseguida tenemos Clientes y Cuentas y Documentos por Cobrar, la clasificación es:

  1. Clientes. Son las cuentas pendientes de cobro, por la venta a crédito de mercancías o servicios de la actividad principal del negocio. Su característica principal es que no hacen cargo de intereses si se pagan en tiempo.
  2. Documentos por cobrar. Son los documentos pendientes de cobro, derivados de la venta de mercancías o servicios. Su característica principal es que se hace un cargo de intereses por el plazo del crédito.
  3. Funcionarios y empleados. Es el saldo pendiente de pago de los empleados, funcionarios o accionistas de la empresa.
  4. Deudores diversos. Son documentos o cuentas pendientes de cobro por operaciones distintas a las normales del negocio.
  5. También existen los intereses por cobrar, dividendos por cobrar, rentas por cobrar y otros conceptos.

Todas las ventas a crédito tienen riesgo de que algunos clientes no paguen y se conviertan en una cuenta incobrable.

Los métodos para calcular las cuentas incobrables son:

  1. Método del porcentaje de ventas (del estado de resultados). En este método se aplica un porcentaje a las ventas a crédito del periodo, mismas que se muestran en el estado de resultados, este porcentaje se obtiene por medio de un análisis de las pérdidas experimentadas en periodos anteriores y se registra con un cargo a Gasto por Cuentas Incobrables y un abono a Estimación por Cuentas Incobrables. En el estado de situación financiera, la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables aparece como parte del activo circulante disminuyendo Cuentas por Cobrar/Clientes, para presentar Cuentas por Cobrar/Neto. Si después de algunos periodos la estimación de cuentas incobrables se acumula de manera importante (ya que el resultado de aplicar el porcentaje se acumula con el saldo de la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables), la administración puede decidir corregir el dato mediante un cargo a Estimación por Cuentas Incobrables y un abono a Gasto por Cuentas Incobrables.
  2. Método del porcentaje de Cuentas por Cobrar (del estado de situación financiera). En este método se aplica un porcentaje al saldo de Cuentas por Cobrar, mismo que se muestra en el estado de situación financiera o balance general; a diferencia del anterior, esta cantidad no es acumulativa, sino que representa el nuevo saldo que debe mostrar la cuenta Estimación por Cuentas Incobrables, por lo que el asiento tendrá que hacerse restando el saldo acreedor existente de dicha cuenta al resultado de aplicar el porcentaje. El asiento es igual que en el método anterior.
  3. Método de cancelación directa. En este método, a diferencia de los dos anteriores, no se realizan las provisiones, sino que se espera hasta recibir la notificación de que dicha cuenta es incobrable y ahí se aplica el asiento contable, cargo a gasto por cuentas incobrables con abono a clientes.

Como ejemplo de documentos por cobrar está el pagaré, que es una promesa escrita que hace una persona a otra de pagar cierta cantidad de dinero en una fecha determinada.

Para calcular los intereses en el pagaré se utiliza la siguiente fórmula:

Interés = Principal x Tasa x Tiempo

Donde:

Principal = valor del préstamo.
Tasa = tasa de interés representada como porcentaje que se aplicará al principal.
Tiempo = número de días o meses que transcurrirán hasta el vencimiento del préstamo.

Cabe mencionar que la tasa y el tiempo deben de estar expresados en la misma unidad de medida; es decir, si el tiempo está en meses el porcentaje debe expresarse en meses para poder aplicar la fórmula, la cual es para aplicar el interés simple. Temas como el interés compuesto, el cual incluye periodos de capitalización se salen del objetivo de este curso.

El registro contable cuando se firma el pagaré por parte del cliente es un cargo a la cuenta Documentos por Cobrar con un abono a Clientes (si es el caso de que el cliente pidió un plazo extra para pagar) y cuando el cliente liquida el pagaré, es un cargo a la cuenta Bancos, con abono a Documentos por Cobrar e Ingreso por Intereses.

Finalmente aparece la cuenta Inventarios. Los inventarios son los bienes de la empresa destinados para la venta o producción para su venta posterior. Son la principal fuente de ingresos de la compañía.

El valor de los inventarios incluye todos los costos en que se incurre para su compra y transformación, así como los necesarios para darle su condición y ubicación actual. Incluye el precio de compra, los aranceles, otros impuestos no recuperables, transporte, almacenamiento y otros costos atribuibles a la adquisición; sin embargo, deberán descontarse los descuentos, rebajas y otras partidas similares.

Existen diferentes formas de valuar los inventarios:

  1. Costos específicos. Aquí se requiere que se lleve un registro detallado de la información relacionada con cada operación de compra, con el fin de identificar las facturas específicas a que corresponden las mercancías disponibles al final del periodo y poder tener el costo de cada una. Es el más útil para las compañías que compran productos que se identifican con facilidad y/o manejan un número limitado de mercancías o lotes identificables.
  1. Primeras entradas, primeras salidas (PEPS). Aquí las primeras mercancías que se compran son las primeras que se venden, consumiendo el costo de las transacciones correspondientes. Por lo que las existencias al final del periodo, serán las últimas que se adquirieron, que son las de compra más reciente, valoradas al precio de la última compra. Esto provoca que al final se tenga un mayor saldo en inventarios (sobrevalorado) y un costo de ventas menor (subvalorado).
  1. Últimas entradas, primeras salidas (UEPS). Aquí las últimas mercancías que se compran (las más recientes) son las primeras que se venden, consumiendo el costo de las transacciones correspondientes. Por lo que las existencias al final del periodo serán las primeras que se adquirieron, que son la compras más antiguas, valoradas al precio de las primeras compras. Esto provoca que al final se tenga un menor saldo en inventarios (subvalorado) y un mayor costo de ventas (sobrevalorado).
  2. Promedio ponderado. Aquí se reconoce que los precios varían conforme se van adquiriendo mercancías durante el periodo. Las unidades del inventario final deben ser valoradas al costo promedio por unidad de las existencias durante todo el periodo.

Se debe seleccionar el método que brinde a la empresa la mejor forma de medir la utilidad neta del periodo y el que sea el más representativo de su actividad.

El análisis financiero de las partidas que integran el capital de trabajo se compone de lo siguiente:

  1. Razones de liquidez.

Ejemplo

Resuelven los siguientes ejercicios:

  1. HerVir, S.A., realizó los siguientes movimientos de la cuenta de caja chica:
  • Apertura del fondo de caja chica por $5,400.
  • Aumento del fondo por $3,600.
  • Reposición por los siguientes gastos: $2,600 de gasolina y $1,800 de papelería.
  • Disminución de $4,000 del fondo de caja chica.
  • Cancelación del fondo.
Calcula el valor de la cuenta de caja chica a partir del registro en el mayor general entregándolo en los cambios en una cuenta T.

  1. La contadora de HerVir, S.A. realizó la conciliación bancaria con el estado de cuenta al 31 de mayo con HSBB encontrando las diferencias que se muestran a continuación. Se pide que identifiques dónde debe corregirse, si en libro o en bancos y en el caso de las correcciones en libros, determina el importe y si lo aumentó o disminuyó.

Solución:

  1. El Lic. Alfredo Heraldo decidió invertir en CETEs $300,000, por lo que el 5 de marzo compró CETEs a 28 días con una tasa de descuento del 8%. La casa de bolsa le cobró una comisión del 0.1% por cada operación de compra venta. Calcula lo siguiente:
    1. El precio de compra para cada CETE.
    2. La comisión de la casa de bolsa.
    3. El valor de la inversión.
    4. Número de CETEs comprados (El precio de venta de cada CETE es de $10)

Solución:

  1. De acuerdo con experiencias pasadas, HerVir, S.A. decidió establecer el manejo de una estimación por cuentas incobrables. Se cuenta con la siguiente información del año 20__.

El 65% de las ventas son a crédito y el resto de contado.
Con esta información determina:

  1. El saldo de clientes al 31 de diciembre de 20__.
  2. El importe de estimación de incobrables por el periodo si se utiliza el método de porcentaje sobre ventas a razón de 2.5%.
  3. El importe de estimación de incobrables por el periodo si se utiliza el método de porcentaje de cuentas por cobrar a razón de 2.5%.

Solución:

  1. A continuación se muestran las unidades en existencia al inicio, así como las compras de películas en BRD, uno de los artículos más vendidos por la empresa CineCasa, S.A.

Al final del año, el inventario de películas en BRD era de 4,720 unidades. Se utiliza el sistema de inventarios periódico para el registro de las transacciones.

Se pide que:

  1. Calcules el número de películas en BRD vendidas durante el año.
  2. De acuerdo con los métodos de valuación de inventarios PEPS, UEPS y promedio ponderado:
  3. Determina el costo de ventas anual.
  4. Determina el valor del inventario al 31 de diciembre de 20__.

Solución:

D.R. © Universidad TecMilenio.

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